Introducción

Los circuitos de aprobación pueden ser utilizados para:

• Comunicaciones

• Licencias

• Solicitud de Archivos

Para Comunicaciones y Licencias, la aplicación cuenta con un circuito de aprobación estándar. De ser necesario, se pueden crear nuevos circuitos de aprobación.

Roles / Control de acceso

Para utilizar circuitos se debe asignar el rol de Administrador de organización o Encargado de circuitos de aprobación.

Circuitos por Defecto

Luego de ingresar en el menú lateral izquierdo a la sección “Circuitos” podrán visualizar que por defecto existirán dos circuitos de aprobación, los cuales definen que cualquier responsable con el rol Aprobador de comunicaciones y Aprobador de licencias podrán aprobar cualquier comunicación o licencia respectivamente.

Crear nuevo circuito de aprobación

Para crear un nuevo circuito de aprobación hay que tocar el botón “Crear” en la parte superior derecha

 

En esta pantalla se deberá definir:

• Nombre del circuito

• Cantidad de pasos

• Responsables / Aprobadores a incluir en cada uno de los pasos

Tengan en cuenta que si quieren que por ejemplo un Jefe de una determinada área apruebe las licencias de los empleados que están a su cargo, deberían seleccionar a dicha persona que tendrá ese rol asignado y seleccionar para que etiquetas tiene el rol de aprobar las licencias.

Las configuraciones disponibles en cada nivel del circuito son:

·         - Requiere firma del Aprobador: se tildará en caso de que se requiera que el aprobador firme el documento. Solo aplica a comunicaciones y licencias.

·         - Incluir imagen de firma en el documento: se habilitará para tildar si se tilda previamente la anterior opción. Esto hará que se visualice la firma del aprobador en el documento. En caso de que algún aprobador rechace la solicitud, será la imagen de firma de ese aprobador la que aparecerá en el documento.

·         - Agregar comentario para el empleado: el aprobador podrá agregar o editar un comentario que será visible para el empleado al finalizar el circuito de aprobación. Si un aprobador rechaza la solicitud, solo el comentario de dicho aprobador será visible para el empleado, y los anteriores se descartarán.

·         - No permitir autoaprobación: Si un responsable aprobador de este paso es a su vez el empleado que generó el documento sometido a este circuito, no podrá aprobarlo. Deberá ser aprobado por otro aprobador que califique a las condiciones especificadas en este paso.

·         - Saltear este paso si ningún responsable aplica como aprobador: en el caso que ningún aprobador cumpla con las condiciones para ser un aprobador en esta instancia, este paso será salteado y el circuito continuara al paso siguiente (o finalizara en caso de que no haya ningún otro paso).

Por ejemplo:

Ya definido el circuito podremos presionar el botón Previsualizar circuito, segmentado por las etiquetas que tienen los empleados:

Una vez ya creado el circuito, se podrán ver las diferentes acciones que se podrán realizar, estas son:

• Ver detalle: permite visualizar la edición del circuito.

• Mostrar circuito actual: permite visualizar el circuito segmentado por etiqueta.

• Desactivar circuito de aprobación: permite desactivar el circuito.

• Eliminar circuito de aprobación: permite eliminar el circuito de aprobación.

Asignar Circuito de aprobación

Ya creado el circuito de aprobación solo resta asignar el mismo a una comunicación o una licencia. Para realizar la asignación del circuito debemos acceder a la comunicación / Licencia.

Asignar un circuito a una licencia

En estos casos se deberá:

• Elegir un grupo de licencia

• Seleccionar un motivo

• Editar / cambiar el contenido del campo Circuito de aprobación asignado el circuito creado previamente:

Asignar un circuito a una comunicación

En estos casos se debe diferencia asignación del circuito de aprobación teniendo en cuenta al tipo de comunicados ya que por el momento solo se puede asignar un circuito en los comunicados de tipo Empleado a institución. En estos casos se deberá acceder a la plantilla y luego se podrá editar el contenido de campo Circuito de aprobación: