Configuración de Etiquetas

Configuración de etiquetas

Etiquetas

Dentro de la pantalla de configuración los responsables podrán acceder a la pestaña Etiquetas y desde allí podrán administrar las diferentes etiquetas que formen parte de la organización.

Las etiquetas son atributos, marcadores o indicadores que pueden ser asignados a:

1. Empleados
2. Documentos
3. Archivos del legajo

Algunos ejemplos sobre el uso de etiquetas son:

Empleados

Utilizadas para indicar sector o área dentro de la organización Utilizado para indicar asignación de turnos horarios

Documentos

Utilizado para documentos de actualización de recurrentes (certificado de domicilio, seguros, confidencialidad)

Utilizados para identificar diferentes tipos de documentos tales como Contratos, Salud, Requerimientos legales y/o impositivos, etc)

Archivos del legajo

Saludo / Certificados CV

Pre-ocupacionales

Documentos renovables (Registro de conducir, matrículas, etc)

Desde esta pantalla podrá:

1. Exportar etiquetas
   
2. Buscar etiquetas
   
3. Importar etiquetas
   
4. Crear nuevas etiquetas
   
5. Re-etiquetar elementos
   
6. Editar etiquetas
   
7. Eliminar etiquetas
   

Crear nuevas etiquetas

Dentro de la pantalla de configuración, en la pestaña Etiquetas, los responsables podrán crear nuevas etiquetas con la opción Nueva.

Allí verá la siguiente pantalla:

Deberá completar los datos solicitados:

1. Nombre
   
2. Color
3. Aplica sobre
4. Confidencial
   

Los valores a utilizar en el apartado Aplica sobre se dividen en 3 grupos:

1. Empleados
2. Documentos
3. Archivos del legajo

Por otra parte, el checkbox de Confidencial podrá ser utilizado únicamente en los casos en los que la etiqueta a crear aplique sobre archivos del legajo, aquellos elementos etiquetados con esta condición solo podrán ser vistos por determinados responsables.

Una vez establecidos todos los valores, deberá hacer clic en Guardar.

Finalmente su etiqueta deberá aparecer visible en el listado del panel general.

Importar etiquetas masivamente desde configuración

Dentro de la pantalla de configuración, en la pestaña Etiquetas, los responsables podrán realizar el alta de nuevas etiquetas mediante la opción Importar.

Luego deberá proceder a descargar la plantilla en blanco como se indica a continuación.

Tenga en cuenta que deberá cumplir las condiciones establecidas en el punto Completar para la correcta lectura del importador, estas son:

Etiquetas

Etiquetas. Puede ingresar más de una separándolas por coma (,). Las etiquetas de sede no pueden ser agregadas ni removidas.

Obligatorio

Aplica sobre

Sobre qué entidad aplica dicha etiqueta. Puede ser: Empleados, Documentos, Archivos.

Obligatorio

Una vez descargada la plantilla deberá proceder a completarla con los datos deseados.

A continuación, deberá proceder a cargar la planilla haciendo clic en Seleccionar.

Una vez cargado el archivo Excel, deberá validar la documentación, para ello haga clic en Validar.

luego verá la siguiente pantalla. Si los datos están correctos, deberá hacer clic en Importar filas válidas. En caso contrario, podrá subir nuevamente una plantilla.

Para terminar la importación deberá hacer clic en Finalizar.

Finalmente sus etiquetas deberán aparecer en el listado del panel general.

Acción “reetiquetar elementos”

Dentro de la pantalla de configuración, en la pestaña Etiquetas, los responsables podrán consultar las diferentes etiquetas que la organización posea. Sencillamente presionando en el botón Reetiquetar ubicado en la columna Acciones podrá cambiar la asignación de una etiqueta por otra.

El paso siguiente será seleccionar la etiqueta por la que desea que se reemplace la existente. Para finalizar el cambio deberá hacer clic en Reetiquetar.

Finalmente si se dirige a la lista de empleados y verifica las etiquetas, deberá notar el cambio.

¿Cómo utilizar una etiqueta confidencial?

El objetivo de las etiquetas confidenciales es limitar la visibilidad de los elementos etiquetados para que puedan ser consultados solo por determinados responsables.

Tal como se indicó en el artículo Crear nuevas etiquetas, a la hora de crear una etiqueta y establecer el parámetro Archivos del legajo en el campo "Aplica sobre", se activará la posibilidad de establecer dicha etiqueta como Confidencial, activando un checkbox.

Luego de crear la etiqueta y establecer como confidencial, deberá realizar los siguientes pasos:

1. Asignar etiqueta confidencial a un responsable
2. Subir un archivo confidencial al legajo de un empleado

Importante:

tenga en cuenta que esta etiqueta solo podrá ser utilizada por responsables que tengan los siguientes roles con acceso al legajo de los empleados:

1. Administrador de corporación
2. Administrador de organización
3. Visor del legajo
4. Encargado del maestro de empleados

Asignar etiqueta confidencial a un responsable

Siguiendo el ejemplo de la imagen anterior, una vez tenga creada la etiqueta "Contratos" y establecida como confidencial deberá acceder al módulo de Responsables.

Deberá Identificar al responsable que podrá tener acceso a los contratos de los empleados y acceder al detalle del mismo desde el botón Detalle ubicado en la columna de Acciones.

Podrá observar que en el sector inferior derecho, se visualiza el apartado Acceso confidencial donde podrá seleccionar la etiqueta que desea asignarle al responsable.

Una vez seleccionada podrá visualizarla de la siguiente forma:

Una vez finalizada la configuración, deberá presionar en Guardar.

Subir un archivo confidencial al legajo de un empleado

Los responsables que pueden cargar archivos en la pestaña de Archivos del legajo de un empleado son aquellos que posean alguno de los siguientes roles:

1. Administrador de corporación
2. Administrador de organización
3. Encargado del maestro de empleados
4. Validador de empleados

Para cargar archivos en el legajo de un empleado, el responsable debe dirigirse a Empleados > Lista de empleados y acceder desde el botón Abrir legajo, al legajo de un empleado.

Luego deberá dirigirse a la pestaña Archivos y seleccionar la opción Subir

A continuación deberá cargar el archivo a subir, establecer los parámetros solicitados y en el sector Etiquetas establecer la etiqueta anteriormente creada como confidencial. Una vez finalizada la configuración deberá presionar en Guardar.

Finalmente, podrá ver en la planilla de la pestaña de Archivos en el legajo del empleado el nuevo archivo subido. En esta instancia, si quien subió dicho archivo no tiene la etiqueta confidencial asociada (en este ejemplo, llamada contratos), visualizará un candado que le indicará que no tiene acceso.

En caso contrario, podrá visualizar el archivo subido.

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