Configuración Documentos
Introducción
Para poder enviar un documento a un empleado, este debe ser subido a un Lote de Documentos. Cuando se sube un archivo PDF a un lote, dicho archivo debe ser asociado a un Tipo de documento.
Se denomina Tipo de documento a la configuración que el sistema deberá aplicar sobre los archivos PDF cuyo contenido será enviado a los empleados.
Algunas de las configuraciones a establecer sobre el tipo de documento son:
- Cómo se realizará la identificación del Código laboral del empleado.
- Si el documento deberá ser firmado, tanto por empleado como por el empleador.
- De corresponder, dónde se deberá posicionar las firmas tanto del empleado como del empleador.
- Cómo identificar los documentos originales y duplicados, etc.
Para acceder a la pantalla de configuración de Tipo de Documento, debe dirigirse a Documentación > Configurar.
A continuación, accederá a la pantalla de Configuración de Tipos de documentos:
De manera general usted podrá realizar las siguientes acciones:
- Crear nuevo tipo de documentos
- Exportar tipos de documentos
- Buscar tipos de documentos
De manera particular sobre cada uno de los tipos de documentos, desde la columna Acciones usted podrá realizar las siguientes acciones:
- Editar tipo de documento
- Desactivar tipo de documento
- Eliminar tipo de documento
Nuevo Tipo de Documento
Luego de acceder a la pantalla de Configuración de Tipo de Documento verá el siguiente apartado donde podrá hacer clic en el botón Nuevo para configurar un nuevo tipo de documento.
Para comenzar la configuración, deberá establecer un nombre y una descripción para identificar el tipo de documento.
Luego, verá una pantalla dividida en 3 secciones:
- Archivos
- Formato
- Configuración
Archivos
Dentro de la pestaña Archivos deberá seleccionar el documento PDF que desea configurar mediante la opción Seleccionar PDF de ejemplo y en caso de contar con un PDF de marca de agua seleccionarlo con la opción Seleccionar PDF de fondo (para más información, visite ¿Qué es un documento de marca de agua?)
Una vez seleccionados uno o ambos archivos, deberá proceder a presionar el botón Siguiente para continuar la configuración.
Formato
Dentro de la pantalla de Formato deberá establecer los parámetros relacionados con las hojas del documento PDF.
Allí verá las siguientes opciones:
- Cortar la página: Deberá establecer si la división de cada página del documento deberá realizarse Verticalmente, Horizontalmente o si desea No cortar las páginas. En caso de seleccionar Vertical u horizontalmente deberá ubicar la línea punteada roja que se visualiza sobre el documento en la ubicación precisa donde desea que se realice el corte.
- Reconocimiento de CUIL (o identificador laboral de su país): deberá indicar de que forma el sistema identificará el código laboral del empleado. Existen 3 formas de establecer este parámetro:
- Buscar en toda la página: permitirá que el sistema busque en todo el documento una secuencia de caracteres que coincida con la estructura del identificador laboral de los empleados (debe haber solamente un identificador por hoja, es decir, uno en el original y uno en el duplicado).
- Buscar en área seleccionada: hará que se active un recuadro rojo sobre el documento que deberá ubicar precisamente donde se encuentra el identificador del empleado. Esta opción es útil para los casos en los que dentro de cada hoja existe más de un identificador del empleado o cuando el sistema no puede reconocer el mismo.
-
- Tomar del nombre del archivo PDF: en los casos en los que el documento PDF no cuente con un identificador del empleado escrito, podrá utilizar el nombre del archivo PDF como identificador. Para conocer como realizar esta configuración visite: ¿Cómo utilizar la opción "Tomar del nombre del archivo PDF"?.
- Orden de Original y Duplicado: deberá especificar como vienen distribuidas las hojas para cada empleado dentro del PDF. Las opciones pueden ser:
- Primero el original: indica que la primer hoja que se visualiza del documento es el original (el que firma el empleado y entrega a la organización), en caso de ser horizontal, corresponde a la hoja del lado izquierdo y en caso de ser vertical, corresponde a la hoja en la parte superior.
- Primero el duplicado: indica que la primer hoja que se visualiza del documento es el duplicado (el que firma la organización y entrega al empleado). En caso que el documento sea horizontal, corresponde a la hoja del lado izquierdo y en caso de ser vertical, corresponde a la hoja en la parte superior.
- Sin duplicado: indica que el documento PDF no contiene duplicados. El sistema generará los duplicados de cada documento realizando copias de los originales.
- Páginas de original y duplicado: las opciones a establecer son:
- Intercaladas: esta opción se utiliza cuando las páginas del documento se componen del original y duplicado de un mismo empleado y luego el original y duplicado de otro empleado.
- Continuas: esta opción se utiliza cuando las páginas del documento se componen primero de todos los originales de cada empleado y luego de todos los duplicados.
- Documentos de una sola página: esta opción se utiliza si cada documento dentro del archivo PDF tiene solo una página. En caso de que en el archivo PDF se encuentren dos páginas seguidas con el mismo CUIL, se considerarán como dos documentos diferentes, en lugar de un único documento de dos páginas.
Configuración
En esta pantalla podrá establecer las configuraciones relacionadas con el firmado del documento, ya sea por parte del empleado o del empleador. Verá lo siguiente:
En primer lugar deberá establecer si El empleado debe firmar el original y si El responsable debe firmar el duplicado.
A continuación deberá ubicar la imagen de firma y la leyenda de firma digital (en caso de corresponder) representados con un recuadro rojo sobre el documento. Estos recuadros los podrá reubicar donde desee (haciendo clic y arrastrando el recuadro) y re-dimensionar desde el ángulo inferior derecho.
Debajo de la vista previa del documento encontrará la opción Ubicación de la imagen de firma tanto para el original como para el duplicado. Esto permitirá estampar en las hojas del documento la imagen representativa de la firma del empleador o el estilo de firma del empleado. En ambos casos podrá establecer alguna de las siguientes opciones:
- Primer página
- Última página
- Todas las páginas
- Sin imagen de firma
Las siguientes opciones a configurar son:
- Firma en conformidad
- Firma en disconformidad
- Incidencias
- Leyenda
- Otras opciones
Firma en conformidad
Allí podrá establecer el Texto del botón de firma en conformidad que visualizará el empleado al momento de firmar.
También podrá establecer la Marca de agua antes de firmar que hace referencia al texto que el empelado visualizará estampado en el documento en tanto no haya realizado el firmado del mismo.
Firma en disconformidad
En primer lugar, podrá establecer si desea Permitir la firma en disconformidad por parte del empleado.
A continuación, como en el caso anterior, podrá establecer el Texto del botón de firma y también podrá especificar el Texto para la imagen de firma que es el texto que quedará estampado en el documento junto con la firma del empleado.
Finalmente dentro de este apartado, podrá especificar si desea Solicitar motivo de disconformidad, esto hará que al firmar en disconformidad el empleado deberá seleccionar el motivo de su disconformidad de una lista de motivos predefinida.
Incidencias
Las incidencias se generan cuando un empleado firma en disconformidad o cuando realiza una consulta sobre un documento. Las opciones a configurar dentro de este apartado son:
- Permitir mensajes en las incidencias: al activar esta opción el empleado podrá agregar un comentario al firmar en disconformidad o al abrir una incidencia antes de firmar, y agregar comentarios a una incidencia abierta.
- Permitir abrir incidencias antes de firmar: permite que los empleados puedan abrir incidencias antes de firmar el documento. Esto puede ser útil para que el empleado realice consultas sobre un documento.
- Permitir reabrir una incidencia cerrada: permite que los empleados reabran una incidencia que un responsable ya estableció como cerrada.
Leyenda
Dentro de este apartado encontrará la opción Estampar leyenda en los documentos, que al activarla permite (editando el texto del campo Texto de la leyenda) incorporar en el documento un texto para dejar constancia de que el documento fue firmado utilizando firma digital por parte de la organización.
Otras opciones
En este apartado encontrará la opción Notificar envío a los empleados que al activarla permitirá que cuando se envía un lote de documentos utilizando el Tipo de documento que está utilizando, los empleados serán notificados por correo electrónico y, en caso de tener descargada la aplicación al dispositivo móvil, también será notificado por esta vía.
Adicionalmente, encontrará la opción Etiquetas para los documentos que le permitirá asociar el Tipo de documento con las etiquetas que indique, previamente creadas en el sector de configuración de etiquetas (conozca más en Crear nuevas etiquetas).
De esta manera, al tener el tipo de documento con etiquetas asociadas, podrá realizar descargas masivas, (conozca más en Solicitar descarga masiva de documentos)
Una vez finalizada toda la configuración, podrá proceder a presionar el botón Guardar.
Acción "Establecer como configuración por defecto" en Tipos de documentos
Luego de acceder a la pantalla de Configuración de Tipo de Documento verá la siguiente pantalla donde podrá hacer clic en el botón Establecer configuración por defecto (ubicado en la columna de Acciones) en un determinado Tipo de documento.
Esta acción hará que al momento de cargar archivos dentro de un lote de documentos, el Tipo de documento que aparezca asociado, será el que haya establecido como configuración por defecto.
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