Configuración Responsables
Introducción
Se denomina Responsables a aquellos usuarios que poseen algún rol o permiso para administrar determinada área de la aplicación, por ejemplo, Administrador de organización, Encargado de cargar documentación, Aprobador de comunicaciones, etc. Los responsables pueden estar vinculados con un empleado, pero esto no es obligatorio, puede existir un responsable sin vínculo a un empleado. Las funciones y/o accesos del responsable estarán limitados al rol asignado.
A continuación se expone un cuadro que identifica los roles existentes en el sistema y los módulos a los que tiene acceso de administración cada uno de ellos:
Módulo implicado | Rol del responsable |
Administración general de la organización | Administrador de organización |
Empleados | Encargado del maestro de empleados Supervisor Validador de empleados Visor del legajo |
Documentación | Encargado de cargar documentación Encargado de validar documentación Firmante de documentos Encargado de enviar documentación Encargado de incidencias |
Comunicaciones | Emisor de comunicaciones Encargado de comunicaciones Aprobador de comunicaciones |
Licencias / Permisos | Encargado de licencias Aprobador de licencias |
Cartelera Digital | Encargado de cartelera |
Responsables | Administrador de roles |
Circuitos | Encargado de circuitos de aprobación |
Pedidos | Encargado de paquetes de pedidos |
Reportes | Encargado de paquetes de solicitudes |
Detalle de alcance de cada rol de responsable
Administrador de organización
Sólo podrán administrar la organización en la cual se ha asignado el rol. Tendrán acceso a todos los módulos contratados, los cuales podrán consultar y administrar. Podrán administrar lotes de documentos pero no firmarlos.
Supervisor
Podrán acceder a todos los módulos contratados pero tendrá limitaciones.
Podrá ver información de los empleados y el estado de la documentación. No podrá realizar ningún cambio, solo visualizar la información.
Se le permitirá consultar los lotes de documentos, las solicitudes de licencias realizadas, también contará con la posibilidad de otorgar licencias a los empleados, será capaz de ver comunicaciones, de enviar y solicitarlas. Puede descargar respuestas de comunicados. Finalmente, también contará con la posibilidad segmentar mediante etiquetas para que solo tenga incidencia sobre determinados empleados.
Encargado del maestro de empleados
Podrán acceder únicamente al módulo de Empleados y serán capaces de administrar a todos los empleados de la organización. Tendrán habilitada la posibilidad de editarlos, desvincularlos y dar de alta nuevos empleados, buscar y exportar empleados así como también importarlos. Este rol se puede segmentar mediante etiquetas para que solo tenga incidencia sobre determinados empleados
Visor del legajo
Únicamente podrán acceder al módulo de Empleados donde sólo podrán consultar la Lista de empleados. Tendrán acceso al gráfico de estados, podrá buscar y exportar empleados y solo tendrán permisos de lectura sobre las pestañas de Datos, Notas, Firma, y Archivos del legajo del empleado.
Este rol se puede segmentar mediante etiquetas para que solo tenga incidencia sobre determinados empleados
IMPORTANTE!
Tenga en cuenta que la combinatoria de este rol con otros podría habilitar al Responsable el acceso de las diferentes pestañas que se ofrecen en el legajo de empleado.
Encargado de incidencias
Únicamente podrán acceder al apartado de Incidencias. Aquí podrán visualizar y resolver incidencias generadas en cada lote de documentos debido a documentos firmados No Conforme. También podrán interactuar mediante mensajes con los empleados para poder resolver la incidencia. Este rol se puede segmentar mediante etiquetas para que solo tenga incidencia sobre determinados empleados.
Encargado de cargar documentación
Únicamente tendrán acceso al módulo de Documentación donde podrán definir nuevos tipos de documento, crear nuevos lotes y cargar archivos. También podrá consultar los lotes de documentos ya creados.
Encargado de validar documentación
Únicamente tendrán acceso al módulo de Documentación y podrán validar que los documentos se hayan cargado correctamente y dejar el lote en un estado listo para ser firmado o enviado. También podrán consultar todos los lotes de documentos, estén pendientes de validación o no.
Firmante de documentos
Únicamente tendrán acceso al módulo de Documentación y podrán consultar y firmar los documentos dentro de un lote de documentos en nombre de una organización. También podrán consultar todos los lotes de documentos, estén pendientes de firmar o no.
Encargado de enviar documentación
Únicamente tendrán acceso al módulo de Documentación y podrán realizar el envío del lote de documentos a todos los empleados. También podrán consultar todos los lotes de documentos, estén pendientes de envío o no.
Emisor de comunicaciones
Únicamente tendrán acceso al módulo de Comunicaciones y tendrán como acción principal enviar comunicaciones. Podrán realizar acciones secundarias tales como filtrar, buscar y exportar comunicaciones enviadas. Este rol se puede segmentar mediante etiquetas para que solo tenga incidencia sobre determinados empleados.
Encargado de comunicaciones
Únicamente tendrán acceso al módulo de Comunicaciones y podrán gestionar las comunicaciones enviadas, las solicitudes realizadas, crear y utilizar plantillas y enviar nuevas comunicaciones. No podrá eliminar comunicaciones ni enviar recordatorios.
Validador de empleados
Únicamente tendrán acceso al módulo de Empleados y podrán validar empleados, enviar recordatorios, descargar los documentos de aceptación y archivos del legajo y consultar el listado completo de empleados. Este rol se puede segmentar mediante etiquetas para que solo tenga incidencia sobre determinados empleados.
Encargado de cartelera
Únicamente tendrán acceso al módulo de Cartelera Digital. El encargado de cartelera podrá gestionar la cartelera digital. Podrá crear nuevas carteleras, editar su configuración, consultar estadísticas y los empleados afectados.
Encargado de licencias
Tendrán acceso al módulo de Empleados y Licencias. El encargado de licencias puede gestionar motivos y grupos de licencias así como también la configuración de feriados y días hábiles. El encargado también podrá consultar las licencias solicitadas.
Encargado de circuito de aprobaciones
Únicamente tendrán acceso al módulo de Circuitos. El encargado de este rol podrá administrar los diferentes circuitos; podrá crear, ver, modificar, desactivar y/o eliminar cualquiera de ellos.
Encargado de paquetes de pedidos
Únicamente tendrán acceso al módulo de Solicitudes. Podrá administrar las solicitudes realizadas, pudiendo buscar, exportar y/o eliminar solicitudes. También podrá administrar los paquetes de solicitudes, pudiendo realizar solicitudes y/o des-habilitándolos.
Aprobador de comunicaciones
Únicamente tendrán acceso al módulo de Comunicaciones. Podrán consultar todas las comunicaciones y realizar las aprobaciones sobre las que correspondan. Este rol se puede segmentar mediante etiquetas para que solo tenga incidencia sobre determinados empleados.
Aprobador de licencias
Únicamente tendrán acceso al módulo de Licencias. Podrá firmar las solicitudes de licencias en nombre de la organización. Este rol se puede segmentar mediante etiquetas para que solo tenga incidencia sobre determinados empleados. Podrá consultar los días disponibles de cada motivo de licencias de acuerdo a la asignación de etiquetas.
Administrador de roles
Únicamente tendrán acceso al módulo de Responsables donde podrán administrar los responsables creados, pudiendo importarlos, exportarlos y darlos de alta. El único responsable que puede ceder este rol es el Dueño de cuenta, representado con una estrella negra en el rol de Administrador de corporación.
Administrador de Reportes
Únicamente tendrán acceso al módulo de Reportes, donde podrán consultar el estado de todos los documentos a nivel global y por periodo.
Alta nuevo responsable
Para dar de alta un nuevo responsable debemos ingresar en el menú Responsables.
Una vez allí deberá hacer clic en el botón Alta.
En la siguiente ventana deberá completar los datos solicitados para dar de alta al responsable. Existen dos formas de dar de alta un responsable:
- Responsable asociado a un empleado
- Responsable no asociado a un empleado
Responsable asociado a un empleado
En el caso de que el responsable a incorporar ya forme parte de la organización como un empleado, deberá seleccionarlo en el campo Empleado. Luego deberá completar los demás campos.
- Empleado
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico
- Descripción
- CUIL
- Rol
Responsable no asociado a un empleado
En el caso de que el responsable a incorporar no forme parte de la organización, simplemente deberá dejar el campo en blanco. Luego deberá completar los demás campos.
- Empleado
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico
- Descripción
- CUIL
- Rol
IMPORTANTE: Una vez haya hecho clic en Guardar, el responsable aparecerá en la planilla.
El responsable deberá iniciar el proceso de registro en la aplicación mediante el correo electrónico enviado a la casilla indicada previamente. La invitación será similar a la siguiente:
Importación de responsables
Desde el panel general visualizará toda la información referida a los responsables. Luego deberá hacer clic en el botón Importar cómo se indica en la siguiente imagen.
A continuación se abrirá una ventana donde podrá descargar una planilla excel en blanco o con datos actuales, en la zona central tendrá un explicativo de toda la información que deberá completar de manera obligatoria u opcional según corresponda. Finalmente a la derecha contará con la posibilidad de cargar la planilla excel con la información.
Acción Utilice ALTA para dar de alta un responsable nuevo. Utilice MODIF para modificar los datos de un responsable existente. Utilice BAJA para desvincular un responsable.  Obligatorio Valores admitidos: ALTA / BAJA / MODIF |
CUIL Formato: XX-XXXXXXXX-X Opcional |
Nombre Nombre del empleado. Obligatorio |
Apellido Apellido del empleado. Obligatorio |
Correo Electrónico Dirección de correo electrónico. Obligatorio |
Descripción Opcional |
ROL Obligatorio |
Sobre etiquetas Opcional |
Identificador de IDP Opcional |
Activo Opcional |
Ejemplo planilla a completar:
Los campos marcados como Identificador son utilizados para actualizar o eliminar un registro.
Una vez que haya completado la información necesaria en la planilla deberá volver a la aplicación y hacer clic en "Seleccionar" para cargar el archivo.
Una vez cargado, deberá hacer clic en Validar para corroborar la información a importar.
Tenga en cuenta que si descarga la plantilla con datos actuales, en los casos donde no realice ninguna de las 3 operaciones admitidas (ALTA, BAJA, MODIF) la aplicación lo detectará como filas inválidas, lo cual significa que no las importará y esa información seguirá estando igual que estaba previamente a la importación.
Luego podrá ver un resumen de toda la información cargada. A continuación se explicará cómo proceder cuando todos los datos están correctos y cuando hay errores en la planilla.
Importación con datos correctos
Si los datos a importar están correctos, verá que cada fila en la primer columna tiene un tilde verde . Para finalizar la importación deberá hacer clic en "Importar filas válidas".
Para confirmar deberá presionar en el botón Finalizar.
Finalmente, su información ha sido cargada.
Errores en la importación de información
En ocasiones puede suceder que haya datos cargados con algún error y otros que estén correctamente cargados. Esto lo podrá notar al ver que en la primer columna de la planilla hay un signo de advertencia color rojo, como se muestra en la siguiente imagen.
Si acerca el cursor sobre el icono de advertencia podrá ver un mensaje con el detalle del error. Para continuar con la importación tiene dos opciones.
- Puede importar únicamente las filas válidas y descartar las que tengan algún error haciendo clic en el botón Importar filas válidas y en otra ocasión importar una planilla solamente con los datos que fueron rechazados anteriormente.
- Puede hacer clic en el botón Subir otra plantilla lo cual lo llevará nuevamente al sector de importación para que cargue un nuevo archivo con los datos correctos.
Editar detalle de un responsable
Desde el panel general visualizará toda la información referida a los responsables dados de alta donde, entre otras acciones, podrá editar los datos personales y la asignación de los roles de cada uno de ellos.
Para poder editar la configuración de un responsable, deberá acceder desde el botón Detalle en la columna Acciones
Luego, se visualizará una pantalla donde tendrá los datos personales del responsable del lado izquierdo y del lado derecho la asignación de roles.
Para poder modificar algún dato personal del responsable simplemente deberá presionar sobre el campo a modificar, cambiar la información y presionar sobre el botón Guardar.
Para dar de alta nuevos roles al responsable deberá presionar en el botón verde con un signo "+".
A continuación se adicionará un campo para seleccionar el rol deseado desde una lista que se desplegará al presionar sobre ella.
De corresponder, de acuerdo al rol asignado también podrá incluir la asignación de etiquetas de empleado que dicho responsable gestionará
Finalmente, el rol quedará asignado y deberá presionar en Guardar para confirmar los cambios.
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