Creación de Usuarios
Introducción
Una vez que el cliente envió el Excel de empresa con los datos para dar de alta la razón social en Sueldos Net y procedimos a crearla, estamos en condiciones para crear los usuarios que utilizará el cliente.
Antes de crear los usuarios hay que tener en cuenta:
- Quienes serán las personas que ingresarán a Sueldos Net
- Que permisos tendrán esas personas que van a ingresar a Sueldos Net (si tienen todos los mismos permisos o varia)
- Cuantos usuarios fueron contratados en el presupuesto aceptado (en general son dos)
Los dos primeros puntos se pueden relevar durante la reunión de inicio de implementación. El ultimo punto se puede consultar al líder de implementación.
¿Cuántos usuarios crear?
Si el cliente solo requiere uno o dos usuarios ya que solo una o dos personas son las que ingresarán en Sueldos Net se procede a crear usuarios personalizados para esa única o esas dos personas que ingresarán a Sueldos Net.
Si el cliente tiene más de dos personas para ingresar a Sueldos Net y en el presupuesto solo tiene aceptados dos usuarios, entonces se puede crear un usuario genérico para todos si comparten los mismos permisos todos, o bien dos usuarios genéricos si no comparten los mismos permisos todos.
Paso a paso para crear usuarios
Se debe ingresar en el menú sistema/usuarios y proceder a hacer clic en “nuevo” en la barra de opciones del lado derecho.
Se abrirá la siguiente ventana:
Debemos completar los siguientes datos:
- Nombre de usuario: si vamos a crear un usuario genérico para varias personas solemos utilizar RRHHNombreCliente por ejemplo si nuestro cliente se llama “Pepito” el nombre de usuario sería RRHHPepito. Ahora bien, si el usuario que vamos a realizar es personal para una sola persona ponemos la inicial de su nombre + apellido, por ejemplo, si nuestro cliente se llama Juan Herrera el usuario será JHerrera.
- Nombre: si creamos un usuario genérico en nombre ingresamos el nombre de nuestra empresa cliente, si creamos un usuario personal para una sola persona ingresamos el Nombre y Apellido de la persona propietaria del usuario.
- Contraseña: es importante crear contraseñas seguras con combinación de caracteres. Se deben combinar letras mayúsculas, letras minúsculas, números y caracteres especiales tales como * / + - .
- Email: se ingresa el correo electrónico de la empresa/RRHH si es un usuario genérico o el correo electrónico personal del propietario del usuario.
- Empresa por defecto: si el cliente tiene solo una razón social, le seleccionamos en este campo la empresa del cliente. Si el cliente tiene más de una razón social, no le ingresamos ninguna empresa por defecto.
- Cliente: no lo completamos.
- Check activo: lo dejamos tildado. Si este check no esta tildado, el cliente no va a poder ingresar a Sueldos Net con dicho usuario.
Una vez completos los campos mencionados anteriormente hay que habilitarle al usuario las empresas a las cuales podrá acceder y con que permisos lo hará.
Para ello buscamos la empresa en la lista disponible y seleccionamos desde la opción de “seleccione” el tipo de permiso que tendrá el usuario en esa empresa. una vez seleccionado apretamos en el botón de Guardar.
Tipos de permisos / grupos de usuarios
A la hora de elegir que permisos tendrá el usuario al navegar por Sueldos Net tenemos dos grupos de usuarios predeterminados, cada uno con sus permisos configurados acorde a los “perfiles usuales” que son solicitados por los clientes. Los dos grupos de usuarios que tenemos son:
- Grupo Liquidación de Sueldos: este es el más utilizado por los clientes. Es el que les da todos los permisos para navegar en Sueldos Net desde carga de legajos, novedades, liquidación, emisión de reportes, configuración de asientos, etc.
- Grupo Administración de Personal: este usuario lo solemos utilizar cuando el cliente tiene algún usuario al cual no le quiere permitir que pueda acceder al menú de liquidación. Es un usuario que puede crear legajos, cargar novedades y emitir reportes, pero no puede realizar liquidación de sueldos.
Confidencialidad de legajos
En caso de que el cliente tenga nomina confidencial a la cual alguno/s usuarios no pueden acceder se debe realizar una configuración adicional.
Debemos ingresar en el menú Padrones/Sueldos/Grupos de Empleados. Allí se debe crear un grupo de empleados en el cual vamos a agregar todos aquellos empleados que son considerados “confidenciales” y a los cuales algún/os usuarios no tendrán acceso. Cuando configuramos el grupo debemos tildar el check “legajos confidenciales” que está debajo del título “permisos y restricciones del grupo” y se nos desplegará la opción para seleccionar los usuarios autorizados a ver este grupo. Allí debemos seleccionar aquellos usuarios que SI pueden visualizar ese grupo de empleados confidenciales.
Una vez configurado el grupo hacemos clic en “guardar” para aplicar los cambios. Antes de confirmar al cliente la configuración realizada de confidencialidad es recomendable poder chequear que quedo correctamente. Para ello debemos ingresar con un usuario que no tenga habilitado el grupo de empleados confidenciales y asegurarnos que, en el menú de legajos, en el menú de liquidación y en la emisión de reportes no nos aparezcan los legajos agregados en el grupo de confidenciales.
A efectos de la creación de nuevos legajos, el cliente cuando lo cree en Sueldos Net en la solapa de datos laborales podrá agregar el legajo al grupo de confidenciales y se aplicarán las configuraciones realizadas de manera automática.
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