Migración de Históricos
Introducción
Por migración de histórico se entiende a la acción de importar o cargar documentos que ya se encuentran firmados. Por ejemplo, recibos de sueldos antiguos que ya fueron firmados tanto por el empleado como por el empleador.
Los requisitos y pasos a tener en cuenta para poder realizar la migración de históricos son:
- Características del archivo zip
- Configuración de tipos de documentos
- Tipo de Documento para archivos legibles y ya firmados
- Tipo de Documento para archivos legibles y no firmados
- Tipo de Documento para archivos no legibles y ya firmados
- Tipo de Documento para archivos no legibles y no firmados
- Creación de un nuevo Lote de documentos
- Históricos legibles y ya firmados
- Históricos legibles y no firmados
- Históricos no legibles y ya firmados
- Históricos no legibles y no firmados
- Visualización de la documentación
- Como Responsable
- Consultar documentos desde el legajo de cada empleado
- Consultar documentos desde cada lote creado
- Como Empleado
Características Del Archivo Zip
Se parte del supuesto de que, al momento de realizar una migración de históricos, la cantidad de archivos a subir será de gran volumen y debido a ello lo ideal es subir un archivo Zip.
De esta manera en dicho zip se podrían incluir los documentos de diferentes empleados, teniendo en cuenta que si posee documentos legibles y no legibles deberá crear dos archivos zip (uno con los documentos legibles y otro con los no legibles) para poder cargarlos por separado.
Recuerde que en el caso de poseer archivos PDF no legibles, en el nombre de dichos archivos deberá iniciar con el número de identificación laboral, por ejemplo: CUIL.
IMPORTANTE! El contenido de los archivos ZIP no debe contener carpetas, sólo debe contener los archivos pdf.Configuración de tipos de documentos
Luego de haber analizado los diferentes documentos a subir es probable que requiera crear un tipo de documento para cada una de las variantes descubiertas. En general estas serán:
- Tipo de Documento para archivos legibles y ya firmados
- Tipo de Documento para archivos legibles y no firmados
- Tipo de Documento para archivos no legibles y ya firmados
- Tipo de Documento para archivos no legibles y no firmados
A continuación, se explicará como configurar cada uno de los tipos de documentos antes mencionados.
Deberá acceder a la pantalla de Tipo de Documento y crear uno nuevo contemplando las siguientes configuraciones:
Tipo de Documento para archivos legibles y ya firmados
Deberá configurar el paso 2 de la configuración del tipo de documento de la siguiente forma:
En el paso 3 de la configuración deberá establecer las opciones de la siguiente forma:
Tipo de Documento para archivos legibles y no firmados
Deberá configurar el paso 2 de la configuración del tipo de documento de la siguiente forma:
.
En el paso 3 de la configuración deberá establecer las opciones de la siguiente forma:
La ubicación representativa de la firma, la leyenda y los valores de la opción Ubicación de la imagen de firma tanto para el original y duplicado deberá configurarlo de acuerdo a sus preferencias.
Tipo de Documento para archivos no legibles y ya firmados
Deberá configurar el paso 2 de la configuración del tipo de documento de la siguiente forma:
En el paso 3 de la configuración deberá establecer las opciones de la siguiente forma
Tipo de Documento para archivos no legibles y no firmados
Deberá configurar el paso 2 de la configuración del tipo de documento de la siguiente forma:
En el paso 3 de la configuración deberá establecer las opciones de la siguiente forma:
La ubicación representativa de la firma, la leyenda y los valores de la opción Ubicación de la imagen de firma tanto para el original y duplicado deberá configurarlo de acuerdo a sus preferencias.
Creación de un nuevo Lote de Documentos
Luego de contar con un archivo ZIP y con el nuevo Tipo de documento creado, se debe crear un nuevo Lote de documentos. La creación de un nuevo Lote de documentos puede realizarse desde Documentación > Nuevo Lote, desde el menú lateral.
A continuación, se deberá ingresar un nombre para el lote y el período al que corresponde. De manera opcional, se permite ingresar un comentario como descripción adicional. Luego es necesario hacer clic en el botón Crear lote de documentos.
A continuación, se detallan 4 ejemplos lotes de documentos invocando a de los tipos de documentos creados:
- Históricos legibles ya firmados
- Históricos legibles no firmados
- Históricos no legibles ya firmados
- Históricos no legibles no firmados
Históricos legibles ya firmados
Cuando vamos a cargar los archivos del nuevo lote creado se asigna el tipo de documento: Históricos legibles, ya firmados.
Se selecciona el archivo zip con los archivos PDF del periodo. Se deberá validar los documentos subidos. Ya finalizada la validación, la próxima tarea será enviar los documentos a los empleados, en este caso, se salteará el paso de Firmar debido a que los documentos subidos ya se encuentran firmados.
Históricos legibles, no firmados
Se deberá proceder con la creación del lote de documento de forma similar a lo ya explicado en el caso anterior. Ya creado el lote se deberá proceder con cargar archivos y allí se deberá:
- Asignar el tipo de documento, en este caso: Históricos Legibles, No firmados
- Seleccionar el archivo ZIP con los archivos PDF del periodo
Ya cargado el archivo se deberá proceder con la validación de forma similar a lo antes explicado.
Ya validada la carga de los archivos, en este caso se deberá proceder con la firma de los documentos por parte del empleador. Notar que el botón firmar se encuentra activo.
Finalizado el proceso de firma sólo quedará pendiente ejecutar el proceso enviar buscando disponibilizar los documentos a los empleados.
Históricos no legibles ya firmados
Se deberá proceder con la creación del lote de documento de forma similar a lo ya explicado en los casos anteriores. Ya creado el lote se deberá proceder con cargar archivos y allí se deberá:
- Asignar el tipo de documento, en este caso: Histórico no legibles, ya firmado
- Seleccionar el archivo ZIP con los archivos PDF del periodo
Ya cargado el archivo se deberá proceder con la validación de forma similar a lo antes explicado.
Ya validada la carga de los archivos, en este caso se deberá proceder con el proceso enviar buscando disponibilizar los documentos a los empleados. En este caso, tampoco se ejecutará el proceso firmar debido a que los documentos subidos ya se encuentran firmados.
Históricos no legibles no firmados
Se deberá proceder con la creación del lote de documento de forma similar a lo ya explicado anteriormente. Ya creado el lote se deberá proceder con cargar archivos y allí se deberá:
- Asignar el tipo de documento, en este caso: Histórico, No Legibles No firmado
- Seleccionar el archivo ZIP con los archivos PDF del periodo
Ya cargado el archivo se deberá proceder con la validación de forma similar a lo antes explicado.
Ya validada la carga de los archivos, en este caso se deberá proceder con la firma de los documentos por parte del empleador. Notar que el botón firmar se encuentra activo.
Finalizado el proceso de firma sólo quedará pendiente ejecutar el proceso enviar buscando disponibilizar los documentos a los empleados.
Importante! En todos los casos la plataforma generará un Original y un Duplicado de cada documento enviado.Related Articles
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