Dentro del panel general de Configuración de grupos de Licencias los responsables con el rol de Encargado de Licencias podrán agregar nuevos motivos a los diferentes grupos y configurarlos dependiendo del grupo al que pertenecen. Para ello, deberán ingresar al detalle de un grupo desde el botón Ver grupo ubicado en la columna Acciones

Luego podrá observar todos los motivos que el grupo posee hasta el momento. Desde los botones de Agregar motivo podrá incorporar un nuevo motivo siempre y cuando lo haya creado previamente en la pestaña de Motivos.

Los motivos de licencias se diferencian en dos grupos, estos son:

-  Motivos de licencia de tipo Vacaciones

-  Motivos de licencia diferente a tipo vacaciones

Esta diferenciación surge debido a que los motivos de tipo vacaciones cuenta con parámetros específicos tales como:

·         Cálculo de la antigüedad.

·         Asignación de días según la antigüedad.

·         Administración de días acumulados.

·         Administración de días adeudados, etc.

Configuración de motivos de licencia con días fijos

Si un responsable desea crear un motivo de licencia que no se utilizará como motivo de vacaciones, si previamente lo creó en Crear motivo de licencia podrá seleccionarlo dentro de la configuración del nuevo motivo dentro del grupo. Verá la siguiente pantalla:

Las opciones a configurar se agruparán en diferentes categorías:

Motivo de licencia

Al realizar la configuración de un determinado motivo, la primera acción es la selección de un motivo de licencia. Simplemente deberá presionar en el recuadro en blanco y seleccionar el que desee:

Días otorgados por año

Le permitirá al responsable definir una cantidad máxima de días que el empleado podrá consumir con este motivo.

Fecha de renovación anual

La fecha de renovación es la fecha del año en la cual le serán efectivamente otorgados al empleado los días que le corresponden por ese motivo de licencia, y es el inicio de un nuevo periodo de la licencia. Las opciones que podrá utilizar son:

·         Fecha de ingreso del empleado

·         Fecha legal del ingreso del empleado

·         Fecha especifica

Con la fecha de renovación se determinará la fecha de inicio de cada periodo de licencia. Por ejemplo:

Otras opciones de visualización

La opción Mostrar solo el año de cada periodo define como visualizar las fechas que componen al periodo. Al estar esta opción activa, solo mostrará el año de los periodos, en caso contrario, los periodos se visualizarán indicando la fecha de inicio y fin de cada uno. Por ejemplo:

Mostrar días disponibles al empleado

Podrá administrar como desea que el empleado visualice los días disponibles que el motivo posea.

Esta configuración le permite establecer si desea:

·         Solo mostrar si consumió días: los días disponibles comenzarán a ser visualizados luego de contar con al menos una solicitud de licencia aprobada para dicho motivo.

·         Mostrar detalle de días al empleado: define si desea que el empleado pueda consultar la zona de detalle del motivo de licencia.

Las opciones antes comentadas impactarán sobre la pantalla de la pestaña Disponibles que el empleado posee en el módulo de Licencias.

Circuito de aprobación

Dentro del motivo de licencia podrá asignar el circuito de aprobación que desee implementar. En el caso de hacer uso del módulo de Circuitos de aprobación podrá crear sus propios circuitos de aprobación para luego poder asignarlos al motivo de licencia que desee.

Periodo de uso

Podrá definir los rangos de fecha o periodos dentro de los cuales los empelados podrán consumir días de este motivo de licencia. Por ejemplo:

Días a consumir

Podrá definir como se determinarán los días a consumir al analizar los días de licencia que el empleado ha seleccionado. Las opciones son:

·         Días corridos: no se excluyen días dentro del rango de fechas indicadas en la solicitud de licencia.

·         Excluir descanso semanal: solo se excluyen los días considerados descanso semanal (generalmente Sábado y Domingo) dentro del rango de fechas indicadas en la solicitud de licencia.

·         Excluir feriados: solo se excluyen los días definidos como feriados dentro del rango de fechas indicadas en la solicitud de licencia.

·         Excluir descanso semanal y feriados: se excluyen los días de descanso semanal y además los días definidos como feriados dentro del rango de fechas indicadas en la solicitud de licencia.

La identificación de los días corridos, descanso semanal y feriados se realizará analizando el calendario asignado al empleado.

Solicitar más días de los disponibles

Si permite que el empleado pueda solicitar más días de los que tiene Disponibles, el exceso se verá contabilizado como días Adeudados. Puede configurar este motivo para que los días adeudados sean descontados de los días disponibles del próximo periodo de este motivo de licencia. 

Para administrar los días que los empleados puedan solicitar por encima de los adeudados las opciones son:

·         No permitir

·         Permitir sin límite

·         Hasta un límite de: podrá establecer el límite que desee modificando el valor por defecto.

Al seleccionar Permitir sin límite o Hasta un límite se adicionará la posibilidad de activar la opción Descontar días adeudados en el siguiente periodo.

Con esta opción logrará que los días Adeudados de un periodo sean descontados sobre los días disponibles en el siguiente periodo que el empleado tenga asignados.

Otras opciones sobre las solicitudes

Existen otras opciones que permiten establecer controles sobre las solicitudes de licencias que los empleados creen, estas son:

·         Solicitar adjunto luego de uso de licencia: exige al empleado una vez finalizado su periodo de licencia que deba adjuntar un archivo/certificado a la solicitud de licencia. Se enviará un correo y se emitirá un indicador por pantalla buscando recordar al empleado que debe adjuntar el certificado vinculado a su licencia.

·         Permitir el rechazo de solicitudes en vigencia: permite al responsable contar con la posibilidad de rechazar una licencia que ya ha sido aprobada o iniciado el periodo de la licencia.

·         Debe iniciar el primer día hábil de la semana: permite establecer que el primer día de licencia indicado por el empleado sea obligatoriamente el primer día hábil de la semana. Este control se implementa haciendo uso del calendario que el empleado tenga asignado.

·         Solicitar cantidad de días múltiplo de 7: permite que el empleado solo pueda solicitar licencias por una cantidad de días múltiplo del valor especificado. Esto contempla los días corridos que solicitó el empleado.

·         Solicitar como mínimo 7 días por solicitud: permite que el empleado solo pueda solicitar licencias por una cantidad de días igual o mayor al valor especificado. Esto contempla los días corridos que solicitó el empleado.

·         Solicitar como máximo 1 días por solicitud: permite que el empleado solo pueda solicitar licencias por una cantidad de días igual o inferior al valor especificado. Esto contempla los días corridos que solicitó el empleado.

·         Solicitar licencia con 1 días de anticipación: permite exigir al empleado que deba solicitar la licencia con el mínimo de días indicado.

Configuración de motivos de licencia según cálculo de antigüedad

Al momento de seleccionar un motivo de licencias que haya sido establecido como vacaciones notará que la configuración contará con mayores valores a considerar. A continuación, se explicará cada uno de ellos.

Al seleccionar el motivo verá la siguiente pantalla:

Las opciones se agrupan en diferentes categorías:

Selección del motivo

Al realizar la configuración de un determinado motivo, la primera acción es la selección de un motivo de licencia. Simplemente deberá presionar en el recuadro en blanco y seleccionar el que desee:

Si el motivo está configurado con la opción Es motivo de vacaciones, se habilitará la posibilidad de que los días a otorgar sean calculados analizando la antigüedad que el empleado posea al momento de crear un nuevo periodo.

Días otorgados por año o según antigüedad

 En el caso de que la asignación de días a otorgar deba ser calculada Según antigüedad se deberá seleccionar dicha opción para luego definir la asignación de días a otorgar, en caso contrario, podrá definir un valor fijo de días.

Luego de seleccionar según antigüedad se visualizarán nuevos parámetros, todos ellos vinculados a la administración de los días a otorgar según la antigüedad.

·         Otorgar 1 día cada 20 antes de los 6 meses:

Esta opción de configuración sólo será visualizada a organizaciones asociadas con Argentina.

Podrá definir como se otorgarán días durante los 6 primeros meses de antigüedad de los empleados.

·         Cada 20 días corridos

·         Cada 20 días trabajados

En ambos casos se asignará 1 día cada 20 pero la identificación o diferenciación entre los días corridos y trabajados se realizará analizando el calendario que el empleado tenga asignado.

Por días corridos se entiende a la sumatoria de días existente entre dos fechas, por ejemplo, los días entre la fecha de ingreso del empleado y el día de hoy.

Por días trabajados se entiende de la sumatoria días de entre dos fechas, sólo excluyendo los días de descanso semanal definidos en el calendario, por ejemplo, excluyendo los días sábados y domingo, de corresponder.

·         Considerar antigüedad desde

Se entiende por antigüedad al tiempo transcurrido entre dos fechas, debido a ello se debe determinar con exactitud cuáles serán estas dos fechas para poder determinar la antigüedad del empleado. Por lo tanto, luego de haber definido que los días a otorgar serán asignados según antigüedad, será necesario definir cómo se deberá establecer la antigüedad del empleado. Configurando un punto de partida desde esta opción.

Existen tres opciones a ser utilizadas en la definición de la de la antigüedad de un empleado, las opciones son:

·         Fecha de ingreso del empleado

·         Fecha legal de ingreso del empleado

·         Periodos anteriores

Los campos fecha de ingreso, fecha legal de ingreso y períodos anteriores son los incluidos en la pestaña Datos dentro del legajo del empleado.

Además, existe la posibilidad de definir el tratamiento del primer mes a partir del cual se analizará la antigüedad. Podrá definir que, si el día de ingreso es menor o igual a un determinado parámetro, que ese mes sea considerado completo, buscando así eliminar "fracciones de meses" a ser tenidas en cuenta en el tratamiento de la antigüedad.

Esto se define en el parámetro Considerar completo el mes de ingreso si el empleado ingresó el día 1 o antes.

·         Considerar antigüedad hasta

Existen dos opciones a ser utilizadas en la definición de la fecha final en la determinación de la antigüedad:

·         Día anterior a la fecha de renovación: dependerá de la opción definida en la configuración de Fecha de renovación 

·         Fecha específica: en este caso se podrá definir la fecha que se desee. Esta fecha siempre será posterior a lo definido en Fecha de renovación.

Fecha de renovación anual (ídem anterior)

Permitir acumular días

Cuando el motivo de licencia tenga asignada la opción Es motivo de vacaciones se podrá hacer uso de la opción Permitir acumular días.

Al activar esta opción, cuando la fecha de fin del periodo de la licencia sea alcanzada y el empleado aún tenga días disponibles, estos días pasarán al periodo siguiente como Acumulados permitiendo que estos formen parte de los días que el empleado tendrá disponibles al momento de solicitar una licencia para dicho motivo.

Los días acumulados se mantendrán como disponibles hasta que el empleado los consuma o llegue su fecha de vencimiento, la cual se configura en la sección Caducar después de. A continuación, se explicarán las opciones que se despliegan al activar Permitir acumular días:

Máximo de días a acumular: Luego de activar Permitir acumular días podrá definir cuál será el límite de días que el empleado podrá acumular. Las opciones son:

·         Todos los días no consumidos: el 100% de los días disponibles podrán ser acumulados.

·         Porcentaje de los días otorgados: podrá definir un determinado porcentaje que se aplicará sobre los días otorgados, siendo este el límite máximo de los días que el empleado podrá acumular.

·         Cantidad máxima: podrá definir la cantidad de días que desee establecer como límite de días a acumular.

En los casos en los que los días disponibles que el empleado posea sean mayores al límite de los días que se permite acumular, la diferencia se reflejará como días vencidos.

Caducar después de: Podrá definir en qué momento caducarán los días acumulados. Las opciones son:

·         Tiempo fijo después de la fecha de renovación: la determinación de la fecha de vencimiento se basará sobre la fecha fin del periodo de licencia más el agregado de los meses que defina en este parámetro. Podrá editar la definición de 12 meses e ingresar la cantidad de meses que desee.

·         Fecha específica: podrá definir una fecha específica, la cual se asignará como fecha de vencimiento del periodo de licencia.

·         No caducar: podrá permitir que los días acumulados no tengan una fecha de vencimiento.

Finalmente, dentro de Permitir acumular días podrá activar la opción de Notificar al empleado y responsables cuando tenga días cercanos a caducar, de esta forma, la aplicación enviará una notificación al empleado, supervisores y aprobadores de licencia correspondientes en los casos en los que este posea días acumulados de períodos anteriores. Esta notificación se enviará 30 días antes de alcanzar su fecha de vencimiento.

Otras opciones de visualización

Mostrar solo el año de cada periodo (ídem anterior)

Los días proporcionales o días devengados son los días de vacaciones que le corresponderían al empleado por el porcentaje transcurrido del periodo vacacional actual.

Dicho de otra forma, son los días ganados o acumulados del periodo actual, los cuales se asignarán para su consumo cuando se alcance la fecha de renovación del periodo de licencia vigente, cuando se cree el nuevo periodo (esto podrá ser visualizado únicamente por responsables). Al seleccionar esta opción se podrá indicar como desea mostrar esos días:

·         Proporcional a los días transcurridos 

·         Proporcional a los meses transcurridos

Al activar una de estas opciones podrá ver la siguiente información:

El cálculo realizado es:

·         Días transcurridos desde el inicio del periodo: en este ejemplo son 241 días

·         Proporcional de días transcurridos del año: en este ejemplo son 66,03% (241/265)

·         Días a otorgar en el próximo periodo: en este ejemplo son 21 días debido a su antigüedad

·         Días devengados: 66,03% sobre los 21 días a otorgar, en este ejemplo 13,87 días.

 Mostrar días disponibles al empleado (ídem anterior)

Circuito de aprobación (ídem anterior)

Periodos de uso (ídem anterior)

Días a consumir (ídem anterior)

Solicitar más días de los disponibles

Si permite que el empleado pueda solicitar más días de los que tiene Disponibles, el exceso se verá contabilizado como días Adeudados. Puede configurar este motivo para que los días adeudados sean descontados de los días disponibles del próximo periodo de este motivo de licencia. 

Para administrar los días que los empleados puedan solicitar por encima de los adeudados las opciones son:

·         No permitir

·         Permitir sin límite

·         Hasta un límite de: podrá establecer el límite que desee modificando el valor por defecto.

·         Hasta los días devengados: permitirá que el empleado solicite más días de los disponibles siempre y cuando el exceso de días no supere la cantidad de días de vacaciones devengados. El valor de los días devengados puede verse en el detalle de Disponibles

·         Hasta los días por antigüedad actual: permitirá que el empleado solicite más días de los disponibles siempre y cuando el exceso de días no supere a los días extra que le correspondan por antigüedad actual (el que sea mayor). Los días a otorgar por antigüedad actual pueden verse en el detalle de Disponibles. 
Los días extra que corresponden por antigüedad actual se definen como la diferencia entre los días que le corresponden al empleado por su actividad al día de hoy y los días que le fueron otorgados en el periodo vacacional actual.

·         Hasta los días devengados o por antigüedad actual: permitirá que el empleados solicite más días de los disponibles siempre y cuando el exceso de días no supere la cantidad de días de vacaciones devengados o a los días extra que le correspondan por su antigüedad actual (el que sea mayor).
Por ejemplo: si en el periodo vacacional actual el empleado tiene 14 días otorgados y por su antigüedad al día de hoy ya accedería al siguiente tramo de antigüedad por lo que le corresponderían 21 días a otorgar, con esta opción activa el empleado podrá tomar hasta 7 días adeudados.

Al seleccionar alguna de las opciones antes indicadas, las cuales permiten solicitar más días de los disponibles, se adicionará la posibilidad de activar la opción Descontar días adeudados en el siguiente periodo.

Con esta opción logrará que los días Adeudados de un periodo sean descontados sobre los días disponibles en el siguiente periodo que el empleado tenga asignados.

Otras opciones sobre las solicitudes (ídem anterior)