Administrar Lotes de Documentos
Para administrar lotes de documentos ya creados debemos ingresar en el menú “Documentación” y seleccionar la opción “lotes de documento”.
Podemos buscar un lote, haciendo clic en el botón “buscar”, se generarán buscadores dentro de cada columna disponible en los lotes.
Una vez ubicado el lote que queremos administrar, debemos
apretar en el icono del ojo para abrir el lote de documento.
Ingresando al lote, en la primera solapa de “panel de
control” vamos a poder cargar nuevos archivos dentro de ese lote. Para
hacerlo se siguen los pasos del instructivo “crear lote de documentos”.
En la solapa de “reporte” veremos el detalle del lote
(los datos ingresados al crearlo), del lado izquierdo información sobre los
documentos cargados en ese lote (cantidad y estado de los mismos: nuevos,
validados, firmados, enviados) y del lado derecho información sobre los
documentos enviados que son firmables (pendientes de firma, firmados conforme y
firmados no conforme).
En la solapa de “empleados” nos aparecerá el detalle de cada empleado con el documento asignado a él. Solo aparecerán los empleados que en dicho lote tienen documentos cargados. A su vez podrán visualizar el estado de dichos documentos de cada empleado (pendientes de firma, firmados conforme y firmados no conforme).
Dentro de las acciones disponibles tienen la posibilidad de:
· Ver el documento: seleccionando esta opción se les abre una ventana con la previsualización del documento (origina y duplicado), el historial del documento y las opciones de imprimir y descargar.
· Descargar: se podrán descargar el original o el duplicado del documento.
· Imprimir: se podrán imprimir el original o el duplicado del documento.
· Eliminar: podrán eliminar el documento independientemente del estado que tenga el mismo. Si el documento ya fue enviado al empleado y firmado por él, le desaparecerá de su legajo dicho documento.
· Abrir legajo: los redireccionara inmediatamente al legajo del empleado en cuestión.
Si seleccionan la opción de “exportar” se emitirá un Excel con el detalle de cada empleado, el documento y el estado del mismo.
Para filtrar empleados, se deberá seleccionar la opción “buscar”
y se habilitaran los buscadores.
Si seleccionan la opción “mostrar filtros de etiquetas”
se les desplegara para aplicar criterio básico de filtro (que contenga o no
contenga alguna de las etiquetas) o avanzado (combinación de que contenga y no
contenga determinadas etiquetas).
Si seleccionan la opción “recordatorio”
se les abrirá una ventana a través de la cual podrán enviar una notificación a
todos los empleados que tienen documentos en ese lote pendiente de firma. Este
recordatorio lo podrán enviar en el momento, o bien programar la fecha de
envío.
Si seleccionan la opción “cargar
archivos” les abrirá la ventana en la cual completan la información del
documento a subir y lo seleccionan.
En la solapa de “archivos”
podrán ver los PDF de los archivos que han subido al lote de documentos en
cuestión. Dentro de las acciones disponibles tienen la posibilidad de:
· Editar descripción
· Descargar archivo
· Eliminar archivo: en este caso se da la posibilidad de eliminar el documento cargado independientemente del estado que tenga (puede estar cargado, validado, firmado o enviado). De esta manera, si ya se envió la totalidad de documentos a los empleados, si se eliminan, automáticamente desaparecerán del legajo del empleado.
Aquí también podrán “exportar”. Se les descargara un Excel con la información de los documentos cargados en el lote y el estado de los mismos.
Para filtrar documentos cargados, se deberá seleccionar la opción “buscar” y se habilitaran los buscadores.
Si seleccionan la opción “cargar
archivos” les abrirá la ventana en la cual completan la información del
documento a subir y lo seleccionan.
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