Crear Lote de Documentos
Para crear un lote de documentos debemos ingresar en el menú Documentación y seleccionar la opción “+Nuevo Lote” o seleccionar la opción “Lotes de Documentos” y en dicho menú apretar en el botón de “+Nuevo”.
Se abrirá una ventana en la cual deben completar los siguientes datos:
· - Nombre
· - Periodo (año y mes)
· - Comentario (opcional)
Una vez creado se les abrirá una ventana en la cual van a
apretar en “cargar archivos”.
Allí completaran con la información referida a los archivos que van a subir:
· - Tipo de Documento: deberán seleccionar el configurado que se condice con el documento a cargar.
· - Etiquetas
· - Nombre Descriptivo: detalle del documento que están subiendo. Es el nombre que le aparecerá al empleado cuando ingrese a consultar el documento.
Y luego seleccionara en PDF a cargar.
Una vez cargado el archivo, podrán ingresar en la solapa de “Reporte”
en la cual tendrán un resumen general del archivo cargado (cantidad de
documentos cargados y en que estado están).
En la solapa de “Empleados” se detallará uno a uno
que empleados tienen un documento cargado en ese lote.
En la solapa de “Archivos” verán el PDF que subieron.
Volviendo a la primera solapa de “Panel de Control” el
próximo paso será validar el documento. Al apretar en validar se les abrirá una
ventana en la cual podrán revisar que el sistema haya realizado correctamente
el corte del documento.
Una vez validado, el próximo paso es “firmar” el documento.
Cuando seleccionen la opción, solo el administrador que tenga este permiso
podrá realizar el proceso. Deberán seleccionar la opción de firma de “token
criptográfico”, seleccionar el nombre del apoderado que firmara, ingresar el
PIN de firma y finalmente firmar los recibos.
El último paso será enviar los documentos cargados.
Hay dos opciones:
· - Enviar en el momento
- Programar envío: esta opción se utiliza si se
cargan con anticipación los documentos y se quiere programar una fecha
determinada de envío automático de los mismos.
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