Configuración de la Empresa
Organización
Dentro del detalle de la organización tendrán la posibilidad
de modificar los siguientes datos:
Sedes
¿Qué es una sede?
La sede es una forma de segmentar a los empleados. Estas, en caso de ser necesario, pueden crearse con un número de CUIT distinto al de la empresa. Cuando se crea una sede, al mismo tiempo se crea una etiqueta que la representa para ser usada en el sistema. Cada empleado puede pertenecer a sólo una sede.
Crear sedes
Para crear una sede, necesitamos tener el rol de “Administrador de organización”.
Luego ingresar a configuración en el menú lateral izquierdo y seleccionar la pestaña “Sedes”. En la pestaña “Sedes” vamos a encontrar una tabla con las sedes ya creadas. Vamos a seleccionar el botón “Nuevo”Luego nos pedirán los datos para registrarla
Tipos de Documento
Nuevo tipo de documento
1. Para configurar un nuevo tipo de documento iremos a Configuración, luego en la pestaña “Tipos de documento” seleccionaremos “Nuevo”:
2.
En la siguiente imagen se ve la pantalla donde
se definen los diferentes parámetros que conforman la configuración del Tipo de
Documento:
Documento de muestra
Donde dice Documento de muestra subiremos el archivo para utilizar de base para la configuración, luego de seleccionar el archivo se verá:
1. Marca de agua: Utilizado para agregar “imagen” como marca de agua en el fondo del recibo (podría ser el logo de la empresa o el “dibujo / líneas” del recibo o documento).
2. Paginas por hoja: En el caso de existir “2 páginas” se visualizará una línea para que el usuario pueda indicar donde se realizará el corte.
3. Corte de hoja: Dependiendo del valor seleccionado, la “línea de corte” se visualizará de manera vertical u horizontal.
4. Identificador de empleado: Si fuera necesario, se utiliza para indicar un “área” en el documento en la cual se encontrará el identificador del empleado (CUIL, ID, RUT, RUC, etc.). Es aconsejable definir inicialmente en NO a este parámetro. Si al probar la creación de un lote se confirma que la aplicación no logra identificar a los empleados con el ID, cambiar a SI.
Imagen con área de identificador de empleado:
Configuración del documento de muestra
A continuación, se indican los parámetros del documento de muestra.
1. Posee duplicado: Utilizado para indicar si el documento contiene original y duplicado.
2. Posee primero el original: Utilizado para indicar el orden de aparición del original.
3. Originales y duplicados intercalados: indicar si cada documento trae por cada pagina el original y luego el duplicado (intercalados) o si el documento trae primero todos los originales y luego todos los duplicados (sin intercalar).
4. Documentos de una sola página: activar esta opción si el PDF a subir tiene varios documentos seguidos pertenecientes al mismo empleado y si esta seguro que todos los documentos del PDF tienen una sola página. Si no esta seguro, recomendamos dejar esta opción inactivada.
5. Permitir consultar recibos antes de firmar: activar o desactivar acorde a si se desea permitir que se consulten los recibos antes de firmar o no.
6. Permitir firma en disconformidad: indica si el documento se puede firmar en disconformidad.
7. Comentario obligatorio de disconformidad: indica si es obligatorio o no agregar comentarios al firmar en disconformidad.
8. Imagen de Firma del responsable: Utilizado para indicar
si el sistema agregará la imagen de firma del responsable al momento en que
este firme un documento.
9. Leyenda Conforme / No Conforme: Utilizado para definir el texto a exponer al empleado ante la posibilidad de firmar (Conforme o No Conforme) documento.
10. Agregado de Leyenda: Utilizando para adicionar leyenda en el documento, luego de que el mismo sea firmado. Se hace mención a ley de firma digital y es utilizado como información adicional al momento en que el usuario desee imprimir el documento. Puede ser relevante al “lector” del documento.
11. Texto botón conformidad / disconformidad: se define que texto se le pondrá a los botones en cuestión.
12. Marca de agua antes de firmar: se detalla el texto a
ingresar como marca de agua al documento cuando aun no esta firmado. En caso de
no querer agregar marca de agua se deja en blanco el casillero.
Posicionar Firma
Por último, se debe realizar el posicionamiento de la firma tanto en el original como en el duplicado según corresponda.
Una vez que se selecciona “posicionar original” y/o
“posicionar duplicado”, nos llevara a la ubicación de la firma y la leyenda
según corresponda, las mismas aparecerán en el extremo superior de la pantalla.
Para ubicarlos correctamente los recuadros de firma y
leyenda, se debe hacer un click sobre cada uno de ellos y arrastrarlos donde se
desee. Para modificar el tamaño es recomendable seleccionar el extremo inferior
derecho.
Una vez modificado el original, habrá que modificar el duplicado.
Por último, se selecciona cerrar.
Las ultimas configuraciones que se realizan son:
*Agregar imagen de firma en la primera o en la ultima hoja: indica si la imagen de la firma del responsable o del empleado deben ubicarse en la primera o en la última hoja del documento.
*Es el tipo de documento por defecto: indica si es el tipo de documento que aparecerá por defecto al cargar un nuevo documento en la plataforma.
*Enviar notificación al empleado: indica si desea enviar al empleado la notificación de pendiente de firma del documento.
*Migración de históricos: indica si este tipo de documento se utilizara para la carga de documentos históricos ya firmados digitalmente.
Luego se guarda y ya estará el documento configurado.
Importante
Los cambios / modificaciones realizadas en un tipo de documento solo afectaran a nuevos documentos. Por lo tanto, si ya teníamos subido un documento con un determinado tipo de documento y luego realizamos un cambio sobre el tipo de documento se debe proceder a eliminar a los documentos subidos con anterioridad y volver a cargar.
Documento de Aceptación
El documento de aceptación de servicio es generado cada vez
que un nuevo usuario se registra en la aplicación, con el objetivo de
informarlo sobre las condiciones legales del uso de firma electrónica y aceptar
la utilización de esta aplicación como medio formal de recepción y firma de sus
documentos.
Si no desea requerir el documento de aceptación de servicio a sus empleados,
los mismos podrán empezar a utilizar la plataforma al crear su certificado
digital.
El formulario que aparece detallado en esta pantalla le permite personalizar el texto del cuerpo de dicho documento y previsualizar cómo quedará finalmente.
Firmas
Desde aquí se configurarán los distintos tipos de firmas que
estarán disponibles tanto para los responsables como para los empleados.
Además, desde este menú se podrán realizar las siguientes configuraciones respecto a la firma de documentación:
Etiquetas
Desde aquí podrán configurar todas las etiquetas necesarias para la administración de personal, documentos y archivos del legajo.
Las etiquetas de empleados se utilizan para luego filtrarlos cuando se ejecutan acciones como envío de comunicaciones, descarga de documentos, publicación de cartelera digital, etc.
Las etiquetas de archivos de legajos y documentos se
utilizan para poder identificar fácilmente que tipo de documento o archivo se
esta gestionando.
Las opciones disponibles para gestionar etiquetas son:
•Exportar: se descargará un Excel en el cual se
detalla el nombre de la etiqueta y sobre que aplica.
•Buscar: seleccionando esta opción se habilitará
una barra para poder aplicar filtros de búsqueda de etiquetas.
Legajos
Los campos que conforman la pantalla Legajo del Empleado, en
la pestaña Datos, pueden ser personalizados, es decir:
•Se
pueden agregar campos
•Se
pueden eliminar campos
En la pantalla existen diferentes “zonas o secciones” las cuales se identifican con “títulos”, estas son
En el legajo de empleado, sólo podrán ser personalizadas los campos contenidos en las zonas o secciones antes comentadas.
Configuración
Para poder modificar la personalización de los datos del legajo se deberá contar con alguno de los siguientes roles:
•Administrador de CorporaciónIncorporar un nuevo Título
Al seleccionar dicha opción se deberá definir un nombre a
ser asignado al título
Ya creada la nueva “sección o zona” las opciones disponibles serán:
- Editar / cambiar el titulo
- Eliminar el titulo / zona o sección
- Incorporar nuevos campos
Agregar un campo
Simplemente se debe hacer click sobre el indicador para
definir el nombre del campo a ser incorporado.
Luego se verá
Modificar tamaño del campo
El campo se puede agrandar o achicar. Simplemente se debe
presionar los indicadores al inicio del campo
Cambiar ubicación del campo
En el caso de desear alterar el orden de aparición de los
campos se deberá acercar el puntero del mouse al “título del campo” y luego
arrastrar el campo donde se desee.
Cambiar título del campo
En el caso de desear modificar el título del campo se debe
acercar el puntero del mouse al “título del campo” y hacer click en el
indicador.
Eliminar campo
En el caso de desear eliminar un campo se debe acercar el
puntero del mouse haciendo click en el indicador.
Campos Compuestos
Sólo se utilizan para formulario del módulo de comunicaciones. Un campo compuesto tiene la capacidad de poder contener a varios campos del legajo.
Luego se debe definir el nombre del “campo compuesto”
Luego simplemente se debe acceder al campo ingresado y tipear los campos que se desean contener.
Estos campos son mencionados / referenciados por su nombre y
deben estar encerrados entre “corchetes”
Consulta del legajo del empleado
Luego de realizar la personalización de campos del legajo de
empleado, se podrá acceder a la pantalla de lista de empleados y consultar el
legajo de cualquier empleado de la organización.
Edición de los campos personalizado
De ser necesario se podrá editar el contenido del legajo de un empleado
Luego se podrá acceder a la zona / sección personalizada y de corresponder se podrán editar / completar los campos que fueron personalizados.
Importar datos del legajo
En el caso que se desee utilizar la funcionalidad de
importar datos del legajo, en ella se incluirán los campos personalizados.
Al acceder a la pantalla de importación se podrá visualizar en la zona de “ayuda” la incorporación de los campos personalizados
En el caso de descargar con datos actuales se podrá ver
En el caso de desear importar / actualizar estos campos para el resto de los empleados se podrá completar el Excel
Y luego importar
Auditoría
¿Qué es auditoría?
Auditoría es una sección (pestaña) ubicada dentro de la
pantalla de configuración, donde se podrá consultar el historial registro de
ciertos eventos.
En cada uno de los registros existentes se podrá consultar / conocer:
Eventos que generan un registro de Auditoría
A continuación, se enumeran los diferentes eventos que dan origen a la creación de un registro de auditoría
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