Resolver Incidencias Lotes de Documentos
Circuito para resolver incidencias
Cuando un empleado firma un documento como No Conforme, desde la pantalla Mis Documentos, como consecuencia de ello se creará una incidencia.
Cuando esto ocurra, el empleado deberá agregar un comentario especificando el motivo de la disconformidad, luego de Firmar No Conforme y se creará la incidencia.
Los responsables con el rol
de Encargado
de Incidencias recibirán una notificación por correo electrónico avisando sobre la
creación de la incidencia.
Una vez
notificados, los responsables deberán ingresar a la aplicación para analizar la
incidencia. Para ello deberán acceder desde el menú lateral a Documentación
> Incidencias.
El
comentario introducido por el empleado (flecha amarilla en la imagen) al crear
la incidencia se convertirá en el primer mensaje dentro de la zona de
comentarios de la incidencia al que se accede desde el botón Detalle de Incidencia.
Desde aquí los responsables y/o administradores podrán introducir nuevos comentarios buscando interactuar con el empleado para resolver el incidente. Para enviar el nuevo comentario deberá presionar Agregar mensajes.
Una vez enviado el
mensaje, el empleado recibirá una notificación mediante la app del celular y a través de
su correo electrónico.
En el caso que el
empleado continúe la interacción a través de nuevos comentarios, los
responsables que hayan enviado al menos un comentario en la incidencia,
recibirán una notificación mediante correo
electrónico sobre la respuesta del empleado.
Una vez concluida la interacción mensajes, el responsable puede proceder a la resolución de la incidencia y especificar si desea enviar una notificación al empleado para recordar que debe Firmar Conforme o simplemente notificar sobre la resolución de la incidencia.
Finalmente, el estado de
la incidencia pasará a ser Resuelta y el estado del documento será No Conforme hasta
que el empleado firme conforme.
En esta instancia, el empleado mientras no firme conforme, podrá reabrir la incidencia y continuar con todo el procedimiento anteriormente mencionado.
Excepciones sobre notificaciones:
· El primer mensaje que agrega el empleado al iniciar la incidencia (Comentario) está cubierto por la notificación de Nueva Incidencia, por lo que no envía notificación sobre nuevo mensaje.
· Los mensajes automáticos generados por la aplicación no envían notificación.
· Los mensajes seguidos del mismo emisor no enviarán varias notificaciones. Es decir, si un Responsable agrega 3 mensajes seguidos, el Empleado no recibirá 3 notificaciones. Un nuevo mensaje solamente enviará una notificación cuando el mensaje anterior sea de un emisor diferente (por diferente se refiere a si es Empleado o Responsable).
Navegación por pantalla incidencias
Desde esta pantalla tendrá la posibilidad de realizar las siguientes funciones de manera general:
Exportar incidencias
Deberán hacer clic sobre
“exportar”. Esta acción generará y exportará un
archivo Excel con toda la información que contenga la pantalla de incidencias.
Buscar incidencias
Tendrán la posibilidad de buscar en la planilla las incidencias sin resolver.
Luego podrá
ingresar algún valor (uno o varios) debajo de cada columna para finalmente
ejecutar la consulta.
Ver incidencias resueltas
Se verá la siguiente pantalla donde tendrá la posibilidad de ver todas de las incidencias resueltas.
Esta acción permitirá incorporar a la pantalla todas aquellas incidencias que han sido resueltas.
Acciones
sobre incidencias
Ver detalle (visto anteriormente)
Ver archivo
de incidencias: se abrirá la siguiente pantalla desde
donde podrá visualizar:
· El archivo Original
· El archivo Duplicado
· El Historial del documento
· Etiquetas asociadas al documento
· Estado del documento
· Periodo
· Fecha de Emisión
· Descargar el documento
· Imprimir el Documento
Ver legajo del empleado que genero la incidencia: haciendo clic sobre esta opción en una nueva ventana del navegador web se abrirá el legajo del empleado en la pestaña de Documentos donde encontrará el historial completo de los documentos enviados al mismo.
Resolver incidencia: al apretar en el botón de resolver incidencia se generará un cartel de advertencia le consultará si desea notificar al empleado que debe firmar la incidencia como Conforme. Si presiona No, simplemente se lo notificará sobre que la incidencia fue resuelta.
Finalmente, un cartel le informará sobre la operación exitosa por lo que la incidencia deberá dejar de verse en la planilla. Deberá hacer clic en Aceptar para volver al panel general.
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