Enviar Comunicaciones a los Empleados

Enviar Comunicaciones a los Empleados

Introducción
Ingresando en el menú “Comunicaciones” se accederá a la siguiente pantalla:
​


Las opciones disponibles en esta pantalla son:

•Exportar: se descargará una planilla con el detalle de las comunicaciones enviadas a los empleados y recibidas de los empleados.

•Buscar: abrirá la opción para filtrar acorde a la información de las distintas columnas de la grilla.

•Acciones: dentro de este botón tenemos dos opciones:
  1. Marcar todas como leídas: Un cartel le informará que se registrará en todas las comunicaciones su acción de visto con la fecha y la hora actual. Deberá presionar en Aceptar para continuar el proceso.
  2.  Desactivar notificaciones: seleccionando esta opción desactivaran las notificaciones de nuevas comunicaciones en la pantalla de inicio de la plataforma. Para reactivar notificaciones deben ingresar a la acción y seleccionar “activar notificación”.
• Respuestas: permite descargar en una planilla las respuestas de los empleados.

• Pedir: solicitar a los empleados que envíen una comunicación.

• Enviar: enviar a los empleados una comunicación.

• Plantilla: permitirá seleccionar de que plantilla queremos visualizar en la grilla debajo las comunicaciones enviadas o recibidas.

También tendremos la opción de aplicar los siguientes filtros de vista de comunicaciones:

• Ver solo enviadas por los empleados.
• Ver solo enviadas por un responsable.
• Ver solo sin leer.

Enviar comunicación a los empleados

Desde la pantalla inicial de Comunicaciones se debe presionar el icono Enviar para realizar el envío de una comunicación.



Luego de seleccionar Enviar el usuario podrá optar utilizar una plantilla en blanco o seleccionar una plantilla creada anteriormente


*usando plantilla guardada se verá: 



Luego de seleccionar una plantilla accederá a una pantalla en la cual verá el contenido de su plantilla.

En la parte inicial de la pantalla se podrán ver las diferentes opciones de Enviar a desde las cuales se debe definir si la comunicación se enviará a todos los empleados, Seleccionar empleados o filtrar a los que tienen alguna de las siguientes etiquetas.

Además, bajo el título Opciones se podrá indicar enviar en nombre de la empresa buscando evitar la identificación del usuario que enviará el comunicado.

En la parte inferior de la pantalla se podrá optar por adjuntar archivos, Firmar y enviar, solo enviar, Previsualizar o cerrar.


En el caso de optar por Firmarse abrirá una pantalla para que el usuario registre su firma



En el caso de realizar el envío de la comunicación optando por la selección de empleados se verá:



Si optamos por enviar un comunicado seleccionando a los empleados por etiqueta se podrá realizar de la siguiente manera:



Adicionalmente en este comunicado se eliminó la opción de Empleado debe firmar en respuesta.

Enviar comunicaciones usando plantilla vacía

Esta opción puede ser utilizada cuando es necesario enviar una comunicación urgente y por lo tanto no es necesario el uso de una plantilla previa.

La ventaja de la definición y utilización de plantillas surge como consecuencia del uso recurrente de un “formato” o “estética” de una comunicación.

Si este no fuera el caso, el usuario puede enviar una comunicación sin la utilización de una plantilla.

Al acceder a esta pantalla se verá:




Como se ve en la imagen anterior, el formato de la pantalla es similar o igual a de las plantillas. La diferencia es que el firmar y enviar o enviar, la plantilla no quedará grabado permitiendo su uso posterior.


El usuario debería definir:
• Asunto
• Mensaje
      *Redactar
      *Tengo un pdf
      *Posicionar Firma
• Enviar a
      *Todos los empleados
      *Seleccionar empleados
• Opciones
      *El empleado debe firmar respuesta
      *El empleado puede rechazar
      *Enviar en nombre de la empresa

Seguimiento de Comunicaciones enviadas

Luego de enviadas las comunicaciones se pueden ver en la pantalla principal de comunicaciones el registro sobre el envío realizado


Acciones

Si accedemos al botón “ver” de la columna acciones de una comunicación enviada a varios empleados


Entonces veremos:



Estados

Los posibles estados de las comunicaciones son:

Estado

Descripción

Pendiente

Comunicado no ha sido Leído

Recibida

Comunicado leído (no requiere firma)

Aprobada

Comunicado leído y firmado

Rechazada

Comunicado leído y rechazado

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