Desde el legajo del empleado se podrá administrar toda la gestión de licencias de ese empleado.

Luego de acceder en el legajo de un empleado, se podrá ingresar a la pestaña licencias y allí podrá consultar:

Consultar pestaña Disponibles:

Los responsables con el rol de Encargado de licencias podrán acceder a gestionar y consultar los días disponibles con los que cuente el empleado sobre los diferentes motivos. Para ello, deberá ingresar al legajo de un empleado y luego dirigirse a la pestaña Licencias y luego a Disponibles.

Dentro de esta pestaña podrá conocer la siguiente información separada por columnas:

·         Días Otorgados: Surge de la configuración del motivo. Representa los días se le han asignado a ese empleado / motivo para ese periodo.

·         Días Acumulados: Representan los días no consumidos de periodos anteriores. Es configurable la determinación acumular días no consumidos. De corresponder se podrá definir una cantidad máxima (límite) de días a ser acumulados. En el caso de no ser permitido o haber superado el límite de acumulación definida, esos días no consumidos serán informados en la columna de Días vencidos. Dependiendo de la configuración podrían registrarse días acumulados con signo negativo, esto sucederá cuando existan días adeudados en periodos anteriores y se defina que deberán ser acumulados en períodos posteriores.

·         Días Consumidos: Mayormente surgen de la solicitudes de licencia que el empleado ha creado. El consumo se constituye cuando la solicitud de licencia ha sido aprobada. Se permite la registración de consumos manuales como así también mediante Importación de consumos. Ambos casos son utilizados, mayormente para ajustes / carga inicial (información de años anteriores)

·         Días Adeudados: Representan los días que el empleado ha consumido superando los días disponibles. Es configurable la determinación de permitir registrar días adeudados como así también, en el caso que estos existan, la determinación de que los adeudados sean acumulados en el periodo siguiente buscando así "recuperar" esos días que se han consumido por encima de los disponibles.

·         Días Disponibles: Representa el saldo de días que el empleado aún puede consumir. Los días disponibles surgen de la siguiente ecuación:

Otorgados + Acumulados - Consumidos - Adeudados = Disponibles

·         Días Solicitados: Surgen de las solicitudes de licencia que el empleado ha creado y que a la fecha se encuentran con el estado pendiente, es decir, aún no han sido aprobadas. Los días solicitados no restan de los disponibles, pero son tenidos en cuenta por el sistema al momento de crear una solicitud buscando que no se permita la crear consumos por encima de los disponibles contemplando las solicitudes pendientes de aprobación.

·         Vencimiento: Surgen de los días acumulados. De existir días acumulados estos podrían contar con una fecha de vencimiento. La fecha se establece para cada periodo siendo informada en esta pantalla la fecha de vencimiento más cercana a vencer. La configuración da la posibilidad de no definir una fecha de vencimiento. Superada la fecha de vencimiento del periodo, los días no consumidos de ese periodo se restaran a los días disponibles y serán informados en la columna días vencidos.

·         Devengados: representa a los días "ganados a la fecha" que el empleado podría gozar, los cuales se otorgaran cuando se cree el próximo periodo.

Por otra parte, dentro de esta pestaña podrá realizar las siguientes funciones:

     ·         Exportar la planilla de días disponibles: Contará con la posibilidad de descargar la información que              contenga la planilla en un archivo Excel desde el botón Exportar.

·         Buscar información dentro de la planilla: Los responsables podrán realizar una Búsqueda por columna dentro de la planilla del panel de Disponibles. Para ello, deberá presionar en el botón Buscar. Luego verá que se habilitará debajo de cada columna un apartado para buscar la información correspondiente en cada una de ellas.

·         Filtrar la planilla en:

·         Ver solo vacaciones

·         Ver solo personalizados

·         Ver todos los motivos

·         Ocultar motivos deshabilitados

·         Ver el detalle de una licencia: Los responsables también contarán con la posibilidad de acceder al detalle de cada uno de esos motivos para poder consultar los diferentes movimientos que se hayan registrado sobre este motivo en los diferentes periodos transcurridos. Allí dentro encontrará la siguiente pantalla que le permitirá conocer los días solicitados, la próxima renovación, el próximo vencimiento, los consumos que haya (o no haya) de los diferentes periodos transcurridos y el Origen de configuración que le permitirá conocer la configuración del motivo en cuestión.

Los responsables con el rol de Encargado de licencias podrán acceder a gestionar y consultar las Solicitudes que haya realizado el empleado o aquellas licencias que el responsable le haya otorgado. Para ello, deberá ingresar al legajo de un empleado y luego dirigirse a la pestaña Licencias y luego a Solicitudes.

Desde esta pantalla los responsables podrán realizar las siguientes funciones:

·         Exportar la planilla de Licencias Solicitadas: Contará con la posibilidad de descargar la información que contenga la planilla en un archivo Excel desde el botón Exportar.

·         Buscar información dentro de la planilla: Los responsables podrán realizar una búsqueda por columnas dentro de la planilla del panel de Solicitudes. Para ello, deberá presionar en el botón Buscar. Luego verá que se habilitará debajo de cada columna un apartado para buscar la información correspondiente en cada una de ellas.

·         Filtrar la planilla en:

·         Ver solo pendientes de adjuntar: Presionando esta opción los administradores podrán visualizar únicamente aquellas solicitudes que tengan documentación pendiente de adjuntar por parte del empleado (ej: certificado médico). Estas solicitudes se identifican con un signo de advertencia amarillo.

·         Ver solo pendientes de cancelar: Al presionar sobre este filtro verá que únicamente se mostrarán aquellas solicitudes que el empleado solicitó cancelar y que aún están pendientes de aprobación.

·         Ver las solicitudes Como Gráfico: Por defecto la información sobre las solicitudes se visualiza en formato planilla, pero puede optar por cambiar la visualización por el método gráfico para verlo con mayor claridad. Para ello, deberá presionar sobre el botón Ver como Gráfico. A continuación, verá que debajo de cada columna se activa un buscador para poder filtrar información en caso de necesitar ver determinada información en el gráfico. Por otra parte, podrá ver que sobre el gráfico hay una línea que permitirá achicar o estirar la línea de tiempo que muestra los diferentes meses y las diferentes solicitudes de licencias junto con sus estados, representados con los colores amarillo (Pendiente) y verde (aprobada).

·         Abrir solicitud de licencia: Finalmente los responsables dentro de esta pantalla podrán acceder a consultar cada una de las solicitudes del empleado para conocer el detalle de la misma. Para ello, deberán presionar el botón Abrir solicitud ubicado en la columna Acciones. Allí se abrirá una ventana que contará con la siguiente información según corresponda:

-  Motivo

-  Motivo de solicitud de cancelación

-  Identificación del empleado solicitante

-  Periodo solicitado

-  Fecha de solicitud

-  Estado de la solicitud

-  Posibilidad de adjuntar archivo

- Realizar consulta del historial de incidencias

-  Estado de los días del motivo utilizado

-  Posibilidad de aprobar o rechazar la solicitud.

Consultar pestaña Configuración:

Los responsables con el rol de Encargado de licencias podrán acceder a gestionar y consultar la configuración del Grupo de licencia que tiene asignado el empleado. Para ello, deberá ingresar al legajo de un empleado y luego dirigirse a la pestaña Licencias y luego a Configuración.

Desde esta pantalla los responsables podrán realizar las siguientes funciones:

·         Asignar/modificar un grupo de licencia: Los responsables pueden realizar una modificación personalizada del grupo de licencias que tenga asignado un empleado. Para ello, se deberá presionar sobre el ícono con un lápiz que figura sobre el lado derecho del nombre del motivo actual. Luego deberá seleccionar el grupo que desee incorporarle al empleado y presionar en Cambiar grupo. Finalmente, el grupo habrá sido actualizado.

·         Asignar/modificar un calendario: Al igual que en el caso anterior, los responsables podrán asignarle un calendario al empleado o modificar el que ya posea en tal caso. Simplemente haciendo clic en el botón del lápiz gris. Luego deberá seleccionar el nuevo calendario a asignar y presionar en Cambiar calendario. Finalmente figurará el nuevo calendario en la configuración.

·         Editar la configuración de los motivos de licencia: Los responsables pueden realizar la configuración de los motivos de licencia de forma masiva o pueden hacerlo de forma particular dentro del legajo de cada empleado para que tenga una configuración única. Para realizar esta configuración, simplemente deberá hacer clic en cualquiera de los motivos disponibles. Luego, por ejemplo, verá:

Una vez que realice la modificación y guarde los cambios, podrá visualizar que el motivo contiene una configuración personalizada al apreciar un recuadro azul sobre la cruz de eliminación del motivo.

·         Agregar nuevos motivos de licencia: Finalmente, podrá agregar de forma personalizada nuevos motivos a ese grupo de licencias que tiene asignado el empleado. Para ello, simplemente deberá presionar sobre el botón azul. Luego deberá seleccionar el motivo y realizar la configuración que desee.

Una vez haya guardado los cambios, al igual que en el caso anterior, podrá visualizar que se trata de una personalización ya que se visualizará el motivo en color azul.

Consultar pestaña Consumos:

Los responsables con el rol de Encargado de licencias podrán acceder a gestionar y consultar los distintos consumos de licencias que el empleado haya realizado. Para ello, deberá ingresar al legajo de un empleado y luego dirigirse a la pestaña Licencias y luego a Consumos.

Desde esta pantalla los responsables podrán realizar las siguientes funciones:

·         Exportar la planilla de consumos: Contará con la posibilidad de descargar la información que contenga la planilla en un archivo Excel desde el botón Exportar.

·         Buscar información dentro de la planilla: Los responsables podrán realizar una búsqueda por columnas dentro de la planilla del panel de Disponibles. Para ello, deberá presionar en el botón Buscar. Luego verá que se habilitará debajo de cada columna un apartado para buscar la información correspondiente en cada una de ellas.

      ·         Agregar un nuevo consumo: Los responsables podrán agregar en forma manual un consumo pasado           de una licencia. Para ello, deberá presionar en el botón Agregar. Deberá completar todos los campos         con la información que el sistema le solicita:

Finalmente verá identificado el consumo creado con origen Carga manual.

 

Los demás orígenes que existen son:

Solicitud: proveniente de una solicitud realizada por el empleado

Migración: proveniente de la importación de Consumos del Excel de la pantalla de Solicitudes

Ajuste de días consumidos: también proviene de la importación 

·         Ver origen de los días: desde la columna de “acciones” podrán seleccionar la opción “ver origen de los días”. Este ítem abrirá una ventana que les mostrará el origen de los días consumidos 

·         Abrir solicitud de licencia: desde la columna de “acciones” podrán seleccionar la opción “abrir solicitud”. A través de este ítem podrán visualizar una pantalla con el detalle de la solicitud realizada por el empleado

Consultar pestaña historial: Se podrá consultar el historial de transacciones o cambios realizados los cuales han afectado a los días administrados en los diferentes motivos de licencia que ese empleado posea.

Aquí podrán encontrar un detalle de los diferentes eventos tales como:

·         Actualización de antigüedad

·         Aprobación de solicitud

·         Solicitud

·         Configuración de grupo

·         Cancelación de solicitud

·         Otorgamiento de solicitud

·         Asignación de grupo

De cada uno de estos eventos verán la información de:

·         Fecha

·         Autor

·         Motivo

·         Evento

·         Resultado: aquí verán si está habilitada, la próxima renovación, el próximo vencimiento, otorgados, acumulados, consumidos, adeudados, disponibles, solicitados.

Dentro de esta pantalla podrán:

·         Exportar la planilla de historial de cambios: Contará con la posibilidad de descargar la información que contenga la planilla en un archivo Excel desde el botón Exportar.

·         Buscar información dentro de la planilla: Los responsables podrán realizar una búsqueda por columnas dentro de la planilla del panel de historial. Para ello, deberá presionar en el botón Buscar. Luego verá que se habilitará debajo de cada columna un apartado para buscar la información correspondiente en cada una de ellas.