Solicitud de Licencias
La pantalla de solicitudes será la que mayormente utilicen los Aprobadores de Solicitudes de licencia. Desde está pantalla podrá:
- Buscar / consultar solicitudes mediante la
utilización de filtros sobre las diferentes columnas que componen la pantalla. Se verá que se
habilitará debajo de cada columna un apartado para buscar la información
correspondiente en cada una de ellas.
- Consultar solicitudes de empleados mediante
la utilización de etiquetas: apretando en la opción “mostrar filtros de
etiquetas” podrá
buscar empleados que contengan o no, alguna o todas las etiquetas que
seleccione.
- Podrá exportar a un archivo Excel la
consulta realizada sobre la pantalla: Esta acción generará y exportará un archivo Excel
con toda la información que contenga la planilla del panel general de Licencias
Solicitadas.
- Podrá Otorgar una licencia a un determinado empleado (utilizada por los supervisores cuando los empleados ya han iniciado un periodo de ausentismo sin haber creado, previamente una solicitud de licencia. Por ejemplo, ausentismo por enfermedad, maternidad, etc). Luego deberá completar la información solicitada para otorgar la licencia. Tenga en cuenta que esta licencia será aprobada automáticamente y no se someterá al circuito de aprobación definido para las licencias. Los campos a completar son:
· Empleado
· Motivo
· Periodo
·
Comentario
Una
vez que haya completado los datos deberá presionar en Aceptar para
continuar y luego se le solicitará que seleccione un método de firma.
Finalmente presionar el botón Firmar
Luego se iniciará el proceso de firmado y una vez aprobada,
se verá en el listado con estado Aprobada.
- Podrá consultar una determinada solicitud de licencia: deberá hacer clic en el botón Abrir solicitud ubicado en la columna Acciones.
De esta forma, podrá conocer la siguiente información:
· Motivo de licencia/permiso
· Empleado que realiza la solicitud
· Periodo solicitado
· Estado del motivo para el empleado
· Estado de la solicitud
·
Historial de la solicitud
- Podrá cancelar una determinada solicitud de licencia: deberá presionar el botón Cancelar Solicitud ubicado en la columna de Acciones.
Luego se deberá establecer un motivo de cancelación
y presionar sobre el botón Cancelar solicitud.
Finalmente, la solicitud del empleado pasará a figurar con
estado Cancelada.
- Consultar todas las solicitudes de
licencia en las cuales se ha definido que el empleado debe adjuntar un certificado
como consecuencia del ausentismo: deberá tildar
la opción Ver solo pendientes de adjuntar. Para
validar que el listado únicamente está mostrando las licencias con adjuntos
pendientes, podrá visualizar el ícono de advertencia con el mensaje Documento
adjunto pendiente.
- Podrá importar períodos de licencia
(años anteriores, carga inicial, etc.): Debe ser utilizada para importar /
crear periodos anteriores. En este importador, básicamente define los días
otorgados del periodo y la fecha de vencimiento.
Dependiendo de su necesidad, los días que defina en este importador podrían ser
lo que se puedan acumular en el periodo actual. Esto dependerá de la
configuración realizada sobre el motivo de licencia.
Al hacer clic
en este botón, se abrirá una ventana donde podrá descargar una planilla
Excel en blanco o con datos actuales, en la zona
central tendrá un explicativo de toda la información que deberá tener en cuenta
al momento de completar los campos de la planilla y finalmente a la derecha
contará con la posibilidad de cargar la planilla Excel con la información.
Recuerde que para completar la información deberá respetar las siguientes condiciones:
Los campos marcados como Identificador son utilizados para actualizar o
eliminar un registro.
Una vez que haya completado la información necesaria en la
planilla deberá volver al sistema y hacer clic en Seleccionar para
cargar el archivo.
Una vez cargado, deberá hacer clic en Validar para
corroborar la información a importar.
Luego podrá ver un resumen de toda la información cargada. A continuación, se explicará cómo proceder cuando todos los datos están correctos y cuando hay errores en la planilla:
Importación con datos correctos
Si los datos a
importar están correctos, verá que cada fila en la primera columna tiene una
tilde. Para finalizar la importación deberá hacer clic en Importar
filas válidas.
Para confirmar deberá hacer clic en el botón Finalizar.
Finalmente, su información ha sido cargada.
Errores en la importación de información
En ocasiones
puede suceder que haya datos cargados con algún error y otros que estén
correctamente cargados. Esto lo podrá notar al ver que en la primera columna de
la planilla hay un signo de advertencia color rojo, como se muestra en la
siguiente imagen.
- Podrá importar consumos de licencia (años
anteriores, carga inicial, etc.): Utilizada para registrar consumos sobre
periodos ya existentes (mayormente lo periodos que ha creado con el otro
importador),
De esta manera, creando consumos sobre el periodo importado usted podrá
constituir los días disponibles del periodo importado.
Ejemplo:
· Importación del periodo 2020 - 14 días otorgados
· Importación de consumos para el periodo 2020 - 4 días consumidos
Finalizada la importación del periodo 2020, los días disponibles de dicho periodo serán 10 días
Por lo tanto, al seleccionar esta opción para realizar la importación, deberá realizar el mismo proceso explicado anteriormente, pero completando la planilla con la información que se le solicite para esta importación, la misma a tener en cuenta será:
Los
campos marcados como Identificador son utilizados para actualizar
o eliminar un registro.
Luego deberá cargar el Excel desde el botón Seleccionar como vio anteriormente y validar la importación.
Si todo fue correctamente cargado, su nueva importación deberá visualizarse en la planilla de la pantalla Licencias Solicitadas
- Consultar las solicitudes de licencia de
manera gráfica cuyo objetivo es facilitar la identificación de superposición de
licencia / ausentismo de los empleados: deberá presionar el botón Ver como
gráfico ubicado donde se indica a continuación:
A
continuación, podrá observar que se activarán los campos para poder filtrar por
alguno de los valores de la planilla o podrá observar la vista predefinida que
enseña las solicitudes desde el día actual hasta el próximo año, por ejemplo,
en la siguiente imagen se pueden apreciar todas las solicitudes solicitudes
superpuestas entre el 23/09/22 - 23/09/23
Como se puede apreciar, hay 3 empleados que coinciden en los días que han solicitado y además mediante el color de la linea representativa del gráfico se puede identificar el estado de la solicitud, en este ejemplo, hay dos empleados con la solicitud Aprobada y uno con la solicitud Pendiente.
Consulta Solicitud de licencia
Desde la pantalla de solicitudes se podrá consultar la solicitud de licencia de un determinado empleado. Desde esta pantalla de Solicitud de Licencia podrá identificar:
- Motivo de licencia
- Empleado asignado a la solicitud
- Fecha de solicitud
- Períodos de licencia solicitado informando la cantidad de días consumidos
- Estado de la solicitud
- De corresponder, indicador informando que la solicitud fue otorgada por un responsable
- De corresponder, adjuntos incluidos en la solicitud
- Posibilidad de ver historial de aprobación de la solicitud
- Estado / resumen del saldo de días del motivo de licencia
- Descargar la solicitud firmada por el empleado
y aprobador en formato pdf
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